مقام معظم رهبري:
«بزرگ‌ترين بلا براي يک ملت، اين است که بخشهايي از فرهنگ و تمدن خودش به مرور زمان از حافظه‌اش پاک شود.»
طليعه
اگرچه التفات به ضرورت و شيوه معمول ايجاد، طبقه‌بندي و نگهداري انواع اسناد ارزشمند آستان و توجه به مزاياي اين مهم، کم و بيش در دوره‌هاي توليتي قبل و بعد از انقلاب وجود داشته است. لکن اهتمام جدي به ثبت و مستندسازي وقايع و فعاليت‌ها، توليد هدفمند اسناد و مدارک مکتوب و تصويري، سازماندهي، صيانت و حفاظت استاندارد و بهره‌برداري کافي و لازم از اين منابع اطلاعات در آستان مقدس بطورکلي تا کنون مغفول واقع شده است.
از اين رو عليرغم وجود بيش از يک ميليون سند مکتوب در محدوده زماني قبل از انقلاب و ده‌ها هزار سند و مدرک مختلف از وقايع و فعاليت‌هاي بعداز انقلاب در آستان، مي‌توان اذعان داشت که بسياري از حوادث، اقدامات و تحولات آستان مقدس درگذشته يا ثبت نشده و يا بصورت ناقص مطرح و بدان اشاره گرديده است.
با اين وجود زواياي بسياري از حوادث و فعاليت‌هاي انجام گرفته در آستان يا موضوعات مرتبط با آن، براي نسل امروز، پنهان مانده است. اين مسئله به همراه ضعف و تاخير آستان مقدس از ورود به عرصه سازماندهي و بهره برداري هدفمند از ميراث اسنادي خود، امروزه يک رسالت و ماموريت مهم و تاريخي براي ما تعريف کرده که بدون توجه و عزم همگاني در مجموعه آستان مقدس، از عهده جبران اين عقب ماندگي؛ احياء و بهره برداري از اين ميراث گران بهاء بر نخواهيم آمد.
در اين راستا، آشنايي با نهادي که مدتي است در آستان مقدس براي انجام اين ماموريت مهم، به دستور ارزشمند مقام معزز توليت، تاسيس و فعال‌سازي شده است براي کارکنان و خادمان لازم به نظر مي‌رسيد. از همين رو بر آن شديم بطور اجمالي اين مرکز را به عموم فرهيختگان خصوصاً به همکاران محترم معرفي نموده و با برخي از مباحث مربوط به امور اسناد آشنا سازيم.
افق‌هاي بلند و رسالت‌هاي ترسيم شده در سندچشم‌انداز آستان مقدس و زمينه‌ها، فرصت‌ها و ظرفيت‌هايي که در حوزه اسناد آستان وجود دارد و همچنين فهم مشترک نسبت به نيازها و بايسته‌هايي که همواره در عرصه پيشينه‌شناسي همه‌جانبه اين بارگاه نوراني احساس مي‌شود و درک الزامات مستندسازي علمي خدمات، فعاليت‌ها و تحولات آن از سوي متوليان و دلسوزان آستان، همه و همه زمينه‌ساز و نويدبخش شکل‌گيري و شکوفايي مطلوب بخش اسناد آستان مقدس مي‌باشد. اميد است با عنايت ويژه بانوي کرامت، حمايت‌هاي توليت معزز و مسئولين محترم، همياري و تعامل همگان در راستاي اهداف و برنامه‌هاي اين مرکز، به نتايج و دستاوردهاي مورد انتظار برسيم. انشالله
رئيس مرکز اسناد
تعريف سند
به هر شئ اعم از برگه مکتوب، تصوير، فيلم و نوار و نرم‌افزار و مانند آن که حاوي اطلاعات ارزشمند و معتبر است، «سند» اطلاق مي‌گردد.
اهميت اسناد و مدارک
«اسناد» به عنوان بخشي از يادواره‌هاي معتبر و ارزشمند، نقش مهمي در حفظ هويت ديني، ملي و فرهنگي گذشته، حال و آينده آستان مقدس دارند. بنابراين متوليان امور اسناد را مي‌توان به معماران و پل‌سازاني تشبيه کرد که؛ گذشته را به آينده پيوند مي‌زنند. اسناد آستان همچون چراغ راهنمايند براي متوليان، مسئولان، تصميم‌سازان و تصميم‌گيران سازمان آستان مقدس و همچنين براي پژوهشگران که البته بر عموم علاقه‌مندان نيز مفيد و روشنگر مي‌تواند باشد. اسناد، از هويت ديني، ملي و فرهنگي آستان مقدس حضرت فاطمه معصومه سلام الله عليها حکايت مي‌کنند. در واقع گنجينه اسناد «حافظه آستان مقدس» و بلکه بخشي از «حافظه ملي» ايران و تشيع را تشکيل مي‌دهد.
ميراث اسنادي موجود آستان مقدس، بخش وسيع و گسترده‌اي از اطلاعات آن در حوزه‌هاي مختلف را در بر مي‌گيرد و در فضاي بيروني آن نيز، علاوه بر امکان اطلاع‌رساني و معرفي هويت، کارکردها و دستاوردها و خدمات خادمان و کارکنان اين بارگاه نوراني و برکات وجودي شخصيت بانوي کرامت، نشانگر بخش عظيمي از تمدن ايران اسلامي و رشد فرهنگي و اجتماعي، کشور و تشيع به شمار مي‌آيد.
اهميت حفاظت از اسنادآستان مقدس
نبايد فراموش کرد که اسناد، اين حافظه تاريخي ارزشمند بسيار آسيب پذير است. بسياري از اسناد با ارزش و منحصر بفرد و حتي مجموعه‌هاي کامل آرشيو اسناد، در طول تاريخ و با گذشت زمان بر اثر حوادث مختلف، از ميان رفته‌اند و يا به دليل غفلت و فراموشي صاحبانشان يا متوليان، ناقص يا فرسوده شده‌اند و يا در چنان شرايط بدي نگهداري مي‌شوند که هر لحظه امکان نابودي آنها وجود دارد. بي ترديد امروزه بخش قابل توجهي از ميراث اسنادي آستان مقدس نيز در سطوح ملي و استاني و سازماني به دلايلي مانند اسيدي شدن کاغذ، نوع چرم، پوست، فيلم و نوارهاي مغناطيسي نور خورده، گرما، رطوبت و گرد و غبار، از بين رفته‌اند. از همين رو براي در امان نگهداشتن و صيانت پايدار اسناد از حوادث و اتفاقات انساني، اقدامات پيشگيرانه هدفمند و مناسب بسيارضروري و فوري است.
باتوجه به لزوم بروزرساني و بهره‌برداري از فناوري‌هاي نوين جهت ارتقاي امنيت، کيفيت و سرعت در ثبت و نگهداري اسناد و تسريع و تسهيل بهره‌برداري همزمان از اطلاعات آنها، ايجاد بانک جامع الکترونيکي اسناد آستان مقدس يکي از کارهاي ويژه، مهم و اولويت‌دار مي‌باشد، محملي که قرار است ارزشمندترين دارايي‌هاي آستان مقدس که همان اسناد و مدارک و تاريخ شفاهي آن هستند، را ذخيره و نگهداري و آماده بهره‌برداري نمايد. اين امر در واقع زمينه‌ساز پيشکش و ارائه اطلاعات دقيق کاربردي و آثار اسنادي آستان، از نسل‌هاي پيشين به نسل‌هاي بعدي بوده و امري ضروري تلقي مي‌گردد.
بنابراين راه‌اندازي يک آرشيو مرکزي جامع اسناد و مدارک (مکتوب و ديجيتال) آستان، جهت ايجاد حافظه تاريخي پوياي آستان مقدس براي صيانت از هويت و دستاوردهاي آستان مقدس اجتناب ناپذير است. چراکه بدون شناخت، تقويت و حفظ هويت، کارکردها، دستاوردها و آثار سازمان آستان مقدس، رسالت‌ها و ماموريت‌ها و اولويّت‌هاي آن به خوبي شناسايي نشده و بالتبع برنامه و عملکرد مطلوب نيز، جامه عمل نخواهد پوشيد.
بايستگي ايجاد بانک جامع اطلاعاتي اسناد
آرشيو جامع مرکزي (بصورت سنتي و الکترونيکي)، در تصميم‌سازي و تصميم‌گيري صحيح براساس سوابق و شواهد تاريخي، به متوليان، مسؤلان و کارشناسان آستان مقدس کمک شاياني مي‌کند و در واقع مي‌تواند بازوي اطلاعاتي و فکري مستند و معتبر براي برنامه‌ريزان و مديران به شمار آيد. زيرا اسناد مي‌توانند در برنامه‌ريزي‌هاي کلان و راهبردي آستان و در تشخيص مقوله‌هاي مختلف، به ويژه در برنامه‌هاي جديد و توسعه‌اي و…، به مثابه بانک اطلاعات قوي وکارآمد، به عنوان پيشينه، مبنا و الگو، مورد استفاده قرار بگيرند.
ضرورت تاسيس و فعال‌سازي مرکز اسناد
چنانچه اشاره شد؛ مهم‌ترين مواد و عناصر در معرفي شخصيت‌هاي بزرگ يا اماکن تاريخي و اشخاص حقوقي، همان اسناد و مدارکي است که در دست محقق و يا نويسنده قرار مي‌گيرد تا بر اساس آنها طرح و پژوهش خود را کامل و معتبر نمايد. بر همين اساس است که برخي از بزرگان به همت و دورانديشي خودشان يا بستگان و مريدانشان، بعضي از «اسناد» را به تاريخ ارائه نموده‌اند که سرچشمه برکات بسياري شده است. متأسفانه ملاحظه مي‌شود که معمولاً دست تاريخ‌نويسان و محققان از يافتن تمام زواياي موضوعات مورد نظر، کوتاه است. اين مشکل به دليل نبودن يک گنجينه از اسناد گوناگون براي هدف و نياز ياد شده در گوشه‌اي از زندگي اين عزيزان بوده است.
کوتاهي در اين عرصه، هم نقل‌هاي تاريخي را، و هم توصيف و شناخت عناصر تاريخي را با کمبودها و نارسايي‌هايي مواجه مي‌سازد که براي آيندگان چيزي جز آه و افسوس، باقي نمي‌گذارد. و از سويي جاي سوءاستفاده از ضعف و فقر اطلاعات را براي افسانه‌سرايان و تحريف‌کنندگان باز مي‌کند.
– لزوم مستندسازي براي آيندگان
بديهي است که اهميّت پيش‌گفته، براي شخصيت‌هاي حقوقي، عناصر و نهادهاي موثر در تمدن و فرهنگ يک کشور، در مقياس بسيار بالاتر، متصور است. در اين ميان، اماکن متبرکه و آستان امام‌زادگان علهيم السلام به عنوان پايگاه مذهبي و زيارتي نقش اثرگذاري ويژه‌اي در حفظ و تقويت دين و دينداري جامعه اسلامي دارند. از همين رو مي‌بايست هر اتفاق و فعاليت، حرکت و تحول که در اين نهادهاي مذهبي رخ مي‌دهد با شرح و بسط لازم، ثبت و ضبط شود تا براي معاصران گزارش و براي آيندگان مستندسازي گردد.
– لازمه جايگاه بي‌بديل آستان
بي‌شک بارگاه نوراني حضرت فاطمه معصومه سلام الله عليها به عنوان دومين قطب زيارتي کشور، بسترساز و محور حوزه علميه عظمي و پايگاه مرجعيت و روحانيت و عنصر برجسته در تبديل شهر مقدس قم به خاستگاه انقلاب شکوهمند اسلامي و ايفاکننده نقش بي‌بديل در حفظ و گسترش فرهنگ تشيع، نهادي کم نظير است.
با توجه به جايگاه، ظرفيت‌ها و فرصت‌هاي اين بارگاه نوراني در سطح ملي و فراملي، بايسته‌هاي «فعاليت اسنادي» آن نيز افق‌ها، رسالت‌ها و اهداف ملي و حتي فراملي را پيش روي ما مي‌گشايد و به مراتب کارکردهاي مهم و دستاوردهاي کلان را به متوليان اين آستان و خدمتگذاران اين عرصه نويد مي‌دهد که به راحتي قابل انکار نبوده يا چشم‌پوشي از آن ممکن نيست.
– مراکز اسنادي مشابه
کما اينکه برپايه درک همين انديشه و ضرورت‌هاي مشابه، در ۱۷ ارديبهشت ۱۳۴۹ش. سازمان اسناد ملي ايران تأسيس شد تا علاوه بر حفظ و نگهداري آثار ملي ـ اعم از مکتوب و غير مکتوب ـ مرکز مطمـئني براي محققان و مورخان و تاريخ پژوهان باشد.
پس از انقلاب اسلامي نيز مشاهده مي‌کنيم نهادهاي متعددي با همين رويکرد تأسيس شده‌اند و منشأ خدمات بزرگ فرهنگي و اطلاعاتي خوبي براي کشور و نظام اسلامي شده‌اند. مهم‌ترين و آشنا‌ترين آنها عبارت‌اند از:
مرکز اسناد آستان قدس رضوي، مرکز اسناد انقلاب اسلامي ايران، مرکز اسناد مجلس شوراي اسلامي، مرکز حفظ و نشر آثار حضرت امام (ره)، مرکز حفظ و نشر آثار مقام معظم رهبري (مدظله) و … .
_ لزوم جبران گذشته
بر اين اساس و با توجه به چشم‌اندار مصوب آستان مقدس، اگرچه تاسيس نهادي در مجموعه آستان مقدس براي انجام امور اسنادي آن، ديرهنگام به نظر مي‌رسد لکن درصورت التفات به ماموريت سنگين و مهم آن و اهتمام درخور و کافي به تامين نيروي انساني، زيرساخت‌هاي سخت افزازي و تعريف سازوکارها و برنامه‌هاي کاربردي و مناسب و همچنين همياري و تعامل همه بخش‌هاي آستان مقدس، اين عقب ماندگي را در اين عرصه قابل جبران و تبديل به فرصت و دستاوردهاي کلان خواهد نمود. انشاالله
نحوه تاسيس و شکل‌گيري مرکز
آستان مقدس حضرت فاطمه معصومه (س) يقيناً در بين نهادهاي داراي اسناد و مدارک ارزشمند، در خصوص تاسيس مرکزي براي امور اسنادي خود، از مواردي است که اگر از مهم‌ترين‌ها نباشد، از کم اهميت‌ها نيست؛ اگرچه تاکنون نيز اطلاعات و اسناد آن، بصورت پراکنده در بخش‌هاي مختلف آستان مقدس وجود داشته و کم و بيش حفظ شده است.
بحمدالله توليت جديد، حضرت آيت الله حاج سيد محمد سعيدي ـ دامت توفيقاته ـ با درک ضرورت‌ها و اهميت بالاي موضوع موافقت نموده‌اند واحد مستقلي در نظام اداري آستان مقدس با عنوان «مرکز حفظ، پژوهش و نشراسناد آستان مقدس» در راستاي تحقق سند چشم‌اندازآستان، در سال ۱۳۹۱ تاسيس گرديد و فعاليت رسمي خود را تحت مجموعه حوزه توليت آغاز نموده است. اميد است در آينده نزديک آثار و برکات قابل توجهي از اين مرکز، نمايان شود.
اهداف و برنامه‌هاي کلي مرکز
۱. شناسايي، جمع‌آوري، ساماندهي و حفاظت از اسناد
۲. پردازش و ديجيتالي نمودن اسناد در قالب نرم‌افزار
۳. مستندسازي، پژوهش و توليد آثار اسنادي مختلف
برکات و ثمرات مورد انتظار مرکز اسناد
صيانت، حفاظت و ميراث‌داري اسناد و مدارک آستان مقدس براي نسل‌هاي آينده آستان مقدس.
بازنويسي تاريخ آستان مقدس و واکاوي زواياي پنهان تاريخ و هويت‌سازي براي آستان مقدس.
مستندسازي و معرفي کليه بخش‌ها و دوائر آستان مقدس و تشريح خدمات مديران آنها در دوره‌هاي مختلف تاريخي.
توليد و انتشار آثاراسنادي در موضوعات مختلف؛ فرهنگي، ساختماني و عمراني، ملکي و وقفي، خدماتي، اقتصادي، اداري و مالي، پيشينه شناسي سياسي و اجتماعي و…
ايجاد سامانه جامع الکترونيکي و مخزن اسناد و آثار اسنادي و ارائه خدمات اسنادي به پژوهشگران و محققان داخل و خارج آستان مقدس.
ارائه خدمات اطلاعاتي و کارشناسي به تصميم‌سازان و تصميم‌گيران آستان مقدس.
احصا و گردآوري کليه اسناد و مدارک مرتبط با آستان در مراکز و نهادها و افراد حقيقي و حقوقي.
بخش هاي زيرمجموعه مرکز
شوراي علمي ارزيابي اسناد
اداره فني و پشتيباني
اداره دريافت، شناسايي و حفظ اسناد
اداره تدوين، پردازش و مستندسازي اسناد
اداره توليدآثار اسنادي
گستره ماموريت مرکز
اين مرکز، در پيگيري و عملياتي نمودن اهداف مذکور محدوديتي به لحاظ حجم و گستردگي پيش رو ندارد، ازاين رو هم در امر شناسايي و جمع‌آوري اسناد و مدارک (مکتوب، شفاهي، شنيداري و ديداري، الکترونيکي و ديجيتالي) و تدوين تاريخ شفاهي در گستره داخل و خارج آستان حتي در سطح ملي و هم در امور پژوهش و توليد آثار اسنادي در تمامي حوزه‌ها با برنامه‌ريزي و اولويت‌بندي مناسب، مي‌تواند اقدام نمايد.
به لحاظ گستره زماني نيز ماموريت مرکز، از تاريخ ورود حضرت معصومه سلام الله عليها به شهر قم و قدمت ساخت حرم مطهر و برهه‌هاي زماني قبل و بعد انقلاب اسلامي تاکنون را شامل مي‌شود و همچنين اسناد و مدارکي که همواره در طول فعاليت مرکز، در آستان مقدس توليد مي‌گردد، را در بر مي‌گيرد.
قلمرو فعاليت اسنادي
مرکز براي تحقق اهداف تعريف شده خود، در همه عرصه هاي اسنادي نيز برنامه ريزي مي نمايد بنابراين در همه حوزه‌ها و موضوعات زير ورود خواهد داشت؛
اسناد مالي ( هزينه ها ودرآمدها )
اسناد اداري ( موجود در کليه دوائر و واحد هاي سازماني آستان)
اسناد فرهنگي ( آموزشي، قرآني، تبليغاتي، هنري و…)
اسناد ملکي (املاک و موقوفات)
اسناد ساختماني و عمراني ( تاسيس، توسعه و تحولات )
اسناد مربوط به ( موسسات تابعه فعال در بخش هاي؛ اقتصادي، فرهنگي، خدماتي و…)
اسناد تاريخي (تحولات سياسي، اجتماعي، اداري آستان مقدس)
موضوعات و سرفصل‌هاي تحقيقاتي مرکز
در حوزه مستندسازي، پژوهش و توليد آثار اسنادي هم اکنون فهرست موضوعي با بيش از ۲۰۰ موضوع و عنوان مطالعاتي به شرح زير احصاء شده است که با اولويت‌بندي مناسب در دستورکار قرار گرفته است.
اسناد مختلف در ارتباط با تاريخ بناء و تحولات ابنيه و ساختمان‌هاي آستان مقدس شامل؛ ساختمان‌هاي حرم مطهر، ساختمان‌هاي تابعه‌ي آستان، بناي متفرقه و مرتبط که بالغ بر ۳۵ عنوان مستقل مي‌باشد.
اسناد مختلف مالي آستان مقدس حضرت فاطمه معصومه سلام الله عليها در دوره‌هاي مختلف تاريخي در دو مقوله مجزا؛ درآمدها و هزينه ها که بالغ بر ۳۰ موضوع مستقل مي باشد.
اسناد مختلف در ارتباط با سير تشکيلات اداري آستان مقدس حضرت فاطمه معصومهسلام الله عليها در دوره‌هاي مختلف تاريخي که داراي بيش از ۳۰ عنوان کلي مي‌باشد.
اسناد و مدارک تحولات در موقوفات آستان مقدس دوره‌هاي مختلف تاريخي؛ بيش از۳۰ مورد دارد.
اسناد مربوط به فعاليت‌ها و خدمات و تحولات فرهنگي و هنري در دوره‌هاي مختلف تاريخي که بيش ۴۵ عنوان کلي را در بر مي‌گيرد.
اسناد مربوط به فعاليت‌هاي اقتصادي و تحولات آنها در دوره‌هاي مختلف همچون (موسسه‌زائر و مؤسسات تابعه ديگر آستان مقدس) که در حدود ۴۵ مورد مستقل مي‌باشد.
فرايندهاي کاري و مراحل اجرائي
۱. شناسايي و جمع آوري کليه اسناد
۲. تفکبک و بايگاني اوليه اسناد
۳. فهرست نويسي اسناد
کليه اسناد و اطلاعات فراهم‌آوري شده، توسط تعدادي فهرست‌نويس اسناد، در کاربرگه يا فيش‌هاي مخصوص و استاندارد اسناد بازخواني و بازنويسي مي‌گردد.
4. پردازش داده هاي اسناد
سپس اطلاعات و داده‌هاي اسناد از روي فيش‌ها، توسط اپوراتورها در نرم‌افزار بانک اسناد وارد شده و طي عمليات رايانه‌اي به شکل نرم‌افزار جامع در مي‌آيد.
۵. تصوير برداري از نسخه اصلي اسناد
۶. ورود و تعبيه تصاوير اسناد در نرم افزار
۷. بايگاني نهايي اسناد در مخزن اسناد
۸. مستندسازي، تحقيق و تدوين اوليه
۹. تحقيق و پژوهش براي توليد اثر
۱۰. توليد و انتشار اثر اسنادي
۱۱. اطلاع رساني و خدمات دهي اسناد
اصطلاحات اسنادي
اسنادجاري
اسناد رسمي و عادي که فرايند اداري، قانوني و اجرايي آنها خاتمه نيافته و مورد مراجعه مستمر ازسوي ايجادکننده يادارنده مي باشند و در واحد مربوط نگهداري مي‌شوند و يا به «بايگاني مرکزي آستان» ارسال مي‌گردند.
اسناد نيمه جاري
اسناد و مدارکي است که چرخه مکاتبات قانوني و اداري و اقدامات اجرايي آنها خاتمه يافته ولي احتمال مراجعه به آنها وجود دارد، مي بايست به بايگاني مرکزي آستان منتقل و نگهداري شوند.
اسناد راکد
اسنادي و مدارک موجود در بايگاني مرکزي که مراجعه به آنها کاملا منتقي شده و بيش از ده سال قدمت داشت باشند، به عنوان اسناد تاريخي محسوب و براي نگهداري دائمي و عمليات اسنادي از بايگاني مرکزي به مرکز اسناد منتقل مي گردند.
اسناد مکتوب
به اسنادي که حاوي اطلاعات ارزشمند نوشتاري هستند، «اسناد مکتوب» قلمداد مي‌شوند. در بين انواع سند از اعتبار و اهميّت والايي برخوردار بوده و مبناي اصلي تحقيقات اسنادي و امور اداري و حقوقي مي‌باشند.
اسناد شفاهي
به اسناد گفتاري که از طريق ضبط و ثبت انواع مصاحبه، حامل نقل خاطرات يا روايت‌گري تاريخ، مشاهدات يا گزارش فعاليت اشخاص حقيقي و حقوقي معتبر که مرتبط با آستان مقدس مي باشند، «اسناد شفاهي» اطلاق مي‌گردد.
اسناد ديداري و شنيداري
به منابع معتبري که حاوي اطلاعات ارزشمندي در بصورت صوت شامل: عکس‌هاي تاريخي، نقشه‌ها، ﭘﻮسترها، بنرها و پلاکاردها و مانند آنها و نوارهاي ريلي، فيلم‌ها و نوارهاي صوتي از برنامه‌هاي گوناگون فرهنگي تبليغي، آموزشي آستان و…، محتوي مذاکرات، نشست‌ها و جلسات مختلف هستند «اسناد شنيداري و ديداري» اطلاق مي‌شود. که در سامانه جداگانه‌اي نگهداري مي‌شوند.
اسناد الکترونيکي و ديجيتال
به اسنادي که حاوي اطلاعات ارزشمند، معتبر و مرتبط با آستان مقدس در اتوماسيون مکاتبات اداري، فضاي مجازي و اينترنتي و يا نرم‌افزارهاي توليدي هستند، «اسناد الکترونيکي» يا اسناد ديجيتال گفته مي‌شود.
ثبت وقايع و فعاليت ها؛ خدمتي ماندگار
چه بسا حجاب معاصرت و هم‌زماني ما با وقايع و فعاليت‌ها و تحولات، باعث مي‌شود در اذهان افراد، اهميت آنها به درجه اهميتي که سال‌هاي بعد از وقوع‌شان روشن مي‌گردد، نباشد. بخاطر همين شايد در نگاه ابتدايي مستندسازي و گزارش‌نويسي کامل از فعاليت‌ها و رويدادهاي پيراموني خود، کاري بيهوده و زائد تلقي گردد. در حالي که بايد ملتفت باشيم که مضبوط نشدن وفايع علاوه بر پنهان ماندن هرچه بيشتر زواياي تاريخي آستان مقدس، ممکن است دست مديران و مسولاني که در آينده قصد اطلاع از جزئيات همان فعاليت‌ها يا رويدادهاي خاص را داشته باشند را از سوابق متقن و صحيح آن موضوع به کلي کوتاه نمايد.
جلوگيري از تصميم‌گيري‌هاي نادرست
از اين‌رو، اگر بدانيم که ممکن است عدم ثبت همين اطلاعات به ظاهر روزمره، غيرلازم و بي‌فايده، در آينده موضوع مهمي را دچارکمبود اطلاعاتي يا ضعف سوابق خواهد نمود و موجبات تصميم‌سازي و تصميم‌گيري نادرست و غيراصولي يک کارشناس و محقق يا مسئول، را فراهم آورده و منشاء تحميل هزينه‌هاي مادي و معنوي برآستان مقدس شده و زمينه فرصت‌سوزي در سيستم اجرايي سازمان را به وجود آورد. در اين صورت، موضوع ثبت خاطرات، مشاهدات و اقدامات خود و خدمات و مجاهدت هاي ديگران ارزشي مضاعف پيدا کرده و بي‌شک انگيزش اين امر در همگان ايجاد خواهد شد.
نهادينه‌سازي فعاليت‌ها
بي‌ترديد عدم ثبت فرايندها و مراحل کاري، نوع فعاليت و ماموريت‌ها، نحوه اجراي برنامه‌ها و برگزاري مراسم و آيين‌ها و همچنين عدم ثبت ضوابط، قوانين و آيين‌نامه‌ها و الزامات و تجربيات عملي در خصوص خدمات رفاهي و فعاليت‌هاي تبليغي، يکي از عوامل عمده نهادينه نشدن برنامه‌ها و سنت‌هاي مطلوب و عدم تکامل بسياري از اقدامات و خدمات فرهنگي و زيارتي و … در آستان شده است. چراکه تاکنون سوابق و اطلاعات دقيق و کافي از طرح‌ها و برنامه‌ها و تجربيات و ديدگاه‌هاي عوامل اجرايي آنها به نسل‌هاي بعدي منتقل نشده يا ناقص و مخدوش به دستشان رسيده است!
ميراث فکري و عملي گذشتگان
در نظام اداري آستان مقدس و در فضاي حرم مطهر، خادمان و کارکنان آستان نيز بسياري از فعاليت‌ها و رويدادها و مشاهدات معمولي خود را که در طول خدمت با آنها مواجه هستند را نيز ثبت نمي‌کنند در حالي که ممکن است روزي به عنوان سند يا تجربه مفيد، بدان احتياج باشد. به ويژه در مراحلي که يک مسئول و يا يک گروه‌کاري در مجموعه استان مقدس، جاي خود را به خادمان ديگري مي دهند که متاسفانه در ابتداي خدمت خود با کمبود سوابق فعاليت خدمات گذشتگان مواجه مي‌شوند و دست خود را خالي از ميراث فکري و عملي يافته و چاره اي جز شروع کار از نقطه صفر نمي يابند!
وقايع اتفاقيه
گفتني است در دوران گذشته سنت حسنه‌اي در حرم مطهر حاکم بوده که خادمان گرامي رويدادها، خاطرات و شرح فعاليت خود را در دفتر «وقايع اتفاقيه» ثبت مي‌کردند. شايسته و بايسته است اين کار به عنوان يک خدمت ماندگار مورد توجه همه خادمان، مديران و دلسوزان امروز آستان مقدس قرار بگيرد و ما شاهد برکات و ثمرات بي شمار اين مسئله در سال هاي آتي باشيم. انشاالله
چشم انداز مرکز (غيرمصوب)
در راستاي سندچشم انداز آستان مقدس و با درک رسالت‌ها و جايگاه ويژه مرکز حفظ، پژوهش و نشر اسناد آستان مقدس، که با ميليون‌ها برگ سند و هزاران محمل‌هاي اطلاعاتي ارزشمند ديگر، منبع رفيع و معتبر و داراي گنجينه غني و ارزشمند از سوابق و اطلاعات و مدارک قابل بهره‌برداري اين آستان ملکوتي به شمار مي‌آيد، برآنيم تا با سياست‌گذاري و برنامه ريزي مطلوب، گام‌هايي بلند و اساسي در اين عرصه برداريم. مجاهدت و پويايي را در انجام فعاليت‌ها و برنامه‌ها سرمشق خود قرار دهيم و با تمام همت خويش را در جهت کسب دستاوردهاي مطلوب و توليد آثار فاخر اسنادي معطوف بداريم تا در آينده نزديک، به جبران عقب ماندگي و تاخير از ورود به اين عرصه مهم دست يازيم. انشالله
تلاش و فعاليت مستمر اسنادي در راستاي پاسداري از هويت اسلامي، ملي و فرهنگي آستان مقدس و ايران اسلامي در راستاي هويت سازي و ارتقاء جايگاه اثرگذاري ملي و فرا ملي آستان مقدس
رسيدن به مرجعيت اسنادي مطمئن در تامين نيازهاي اسنادي و مطالعاتي پژوهشگران و مورخان در حوزه آستان مقدس جهت ترغيب آنان به پيشينه پژوهي آستان مقدس و ترويج معصومه‌شناسي(سلام الله عليها)
ايجاد تعامل سازنده و همکاري‌هاي اسنادي با مراکز و نهادهاي اسنادي کشور به ويژه مراکز همسو با آستان مقدس در سطح ملي و فراملي
گردآوري و نسخه برداري از کليه اسناد و مدارک مرتبط با آستان مقدس موجود در مراکز دولتي و غيردولتي و افراد حقيقي و حقوقي
بهره‌گيري از شيوه‌هاي جديد و فناوري نوين و کارآمد در امر ساماندهي، فهرست‌نويسي و پردازش داده‌ها و اطلاعات
نهادينه سازي و تثبيت مرکز در نظام اداري آستان و کسب جايگاه شايسته در ميان مراکز اسنادي مشابه درسطح ملي
اولويت‌بخشي به پروژه‌هاي مستندسازي و طرح‌هاي کاربردي پژوهشي و توليد آثار اسنادي معطوف به ماموريت‌هاي مرکز و اهداف راهبردي آستان مقدس
راهبردها و رويکردها
تعريف و اعمال شاخص‌هاي يکسان و استاندارد در ايجاد انواع اسنادجاري(مکتوب و غيرمکتوب) در سطح آستان مقدس.
اتخاذ برنامه‌ها و رويکردهاي اصولي مبتني برفعاليت تخصصي، علمي و استاندارد براي پيشبرد اهداف مرکز.
فراهم‌آوري اسناد شفاهي آستان مقدس در راستاي تدوين تاريخ شفاهي آن و تکميل و اتقان آثار اسنادي مرکز.
توسعه فضاي ساختماني، تامين و تجهيز امکانات اداري و سخت افزاري و نرم‌افزاري مرکزاسناد.
ايجاد و ترويج فرهنگ وقف، اهداء و امانت‌سپاري اسناد و مدارک از سوي افراد و مراکز به مرکز اسناد آستان مقدس.
جذب و پرورش نيروي انساني خبره با ويژگي‌هاي تخصص، پژوهش‌گري، فعال، مسووليت‌پذيري، داراي وجدان‌کاري، دلسوز و امين به اموراسناد آستان و متعهد به انقلاب و نظام اسلامي.
تدوين و تصويب قوانين و مقررات و آيين نامه هاي مربوط به حوزه اسناد براي داخل مرکز و دوائر آستان مقدس.
برون‌سپاري حداکثري طرح‌ها و پروژه‌هاي اسنادي و بهره‌گيري از ظرفيت خدمت افتخاري با رعايت ملاحظات خاص اين حوزه.
تشکيل آرشيو جامع ديجيتال و سنتي انواع اسناد و مدارک و ايجاد سامانه نرم افزاري مرجع اسنادآستان مقدس.
فرهنگ سازي و ترويج خاطره نگاري و ثبت مشاهدات،رويدادها و فعاليت ها در واحدهاي سازماني آستان مقدس.
انتظار مي‌رود اين مهم با حمايت ويژه مقام توليت معزز و مکرم و همه مسئولان دلسوز و محترم آستان مقدس و همکاري کليه کارکنان و خادمان گرامي آستان مقدس، منجر به يک انقلاب اطلاعاتي و فکري در مجموعه آستان مقدس شده و با پيشنه پژوهي لازم موجبات زمينه سازي تحقق سند چشم‌انداز آستان را فراهم آيد.
اميداست که مجموعه همه تلاش‌ها و مجاهدت‌ها منجر به اين شود که يک «حافظه قوي، جامع و کامل » در آستان مقدس داشته باشيم. تا ضمن بهره‌برداري پايدار در مجموعه آستان، مورد استفاده اهل علم و دانش‌پژوهان و مورخان نيز قرار بگيرد و در پاسداري از هويت اسلامي، ملي و فرهنگي آستان مقدس و ايران اسلامي نقش‌آفريني نمايد و همواره فرمايش حکيمانه مقام معظم رهبري را سرلوحه کارها قرار دهيم که فرمودند: «بزرگ‌ترين بلا براي يک ملت، اين است که بخشهايي از فرهنگ و تمدن خودش به مرور زمان از حافظه‌اش پاک شود.»